投資人專區

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內部稽核之組織及運作


稽核之目的
用以檢查、評估內部控制制度之缺失及衡量營運之效率,適時提供改進建議,以確保該制度得以持續有效實施,並協助董事會及管理階層確實履行其責任。
內部稽核之範圍如下:
業務稽核。
業務稽核。
財物稽核。
財務稽核。
會計事務稽核。
督導及考核業務單位及財務單位自行查核之績效。
主管機關檢查、簽證會計師查核等所發現缺失事項之追蹤考核。
董事會或總經理交辦事項之稽核。
稽核單位之設置與人員任用
依「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」規定,本公司設置直屬董事會之稽核單位, 並視公司規模、業務狀況或管理需求及其他相關法令之規定,配置適任及適當人數之專任人員 執行內部稽核業務。 內部稽核人員之任免及條件資格必須符合同上之規定。
稽核單位主管之任免,應經董事過半數之同意,並依規定(次月十日前)填報異動原因及董事會 會議記錄合併報證期會備查。
稽核人員每年依規定時間一月底前列冊報證期會備查。
稽核人員應熟悉公司規章,於執行業務時,態度力求謙和公正,並不得接受任何請託。
內部稽核人員經任用後,其職位應予適當保障,如有重大過失或失職情事致受處分時,應敘明具體 事由報主管機關備查。
稽核單位執掌:
(一) 關於內部稽核實施細則之擬定與修正事項。
(二) 關於公司年度內部稽核計畫之擬訂事項。
(三)關於業務管理各項作業之稽核事項。
(四) 關於採購及物料管理作業之稽核事項。
(五) 關於財務管理各項作業之稽核事項。
(六) 關於人事管理各項作業之稽核事項。
(七) 關於固定資產管理作業之稽核事項。
(八)關於行政管理各項作業之稽核事項。
(九) 關於長、短期投資管理之稽核事項。
(十) 關於稽核報告撰擬陳報與送請查閱事項。
(十一)關於各項業務稽核應行興革建議事項。
(十二)關於稽核執行情形之陳報主管機關事項。
(十三)其他各項有關稽核業務處理及交辦事項。
稽核方式 :
內部稽核分為定期(計畫)稽核、不定期稽核及專案稽核:
(一)定期(計畫)稽核:
1.明訂稽核時間及稽核項目,內部稽核人員依此遂行稽核任務。
2.對各業務單位及財務單位每半年至少稽核一次。
(二)不定期稽核:
內部稽核人員於日常查核期間發現相關疑點或不預期複核以往已矯正之缺失時,可採行不定期稽核。
(三)專案稽核:
依主管機關或其直屬主管之核示事項所為之專案稽核。
稽核方式 :
(一)稽核計畫:
1.稽核單位應依規定時間(於每年十二月底前)擬定次一年度內部稽核計畫,應含括查核及評估公司 預算、財務、業務、經營績效與內部控制之範圍。
2.年度內部稽核計畫應經監察人及總經理之簽核。

(二)稽核通知:
1.稽核單位依年度內部稽核計畫所訂之稽核時間及項目,於執行稽核之前二週填寫稽核通知單經單位主管審核後影印一份通知受稽核單位。 2.若為不定期之稽核則不須填寫稽核通知單。

(三)查核作業:
1.內部稽核人員可視查核業務之需要依內部控制作業編制內部稽核檢查表。
2.稽核人員可依內部稽核檢查表或依內部控制作業規定,於稽核通知單所訂之時間前往受稽核單位執行查核勤務。
v (四)查核報告:
稽核人員應將查核所見事實(不論符合或缺失),詳細確實地載錄於稽核報告單中,經受稽核單位主管確認後呈稽核單位主管審核。並影印一份交受稽核單位,原稿稽核單位留存。

(五)缺失矯正:
1.稽核報告中所載若有缺失時稽核單位應依責任單位別轉錄製缺失矯正報告單,交責任單位填寫缺失矯正措施及矯正日期。
2.責任單位依所載之缺失事實尋找解決方法或尋求支援,且在缺失矯正報告單中填寫缺失矯正措施及矯正期限後,送回稽核單位;責任單位則依矯正措施消滅缺失並防止再發生。

(六)缺失矯正複核:
1.稽核單位依責任單位送回的缺失矯正報告單中所載之矯正期限及矯正措施對責任單位進行缺失矯正之複核作業,以確認缺失已確實被矯正。
2.矯正缺失複核無誤,經責任單位主管簽認後呈送稽核單位主管審核,並影印一份交受稽核單位, 原稿稽核單位留存。
稽核作業程序
(一)稽核單位應每個月彙總稽核報告單及缺失矯正報告單,經稽核單位主管簽核後呈總經理核閱, 並送監察人核閱。
(二)監察人至少每半年須對內部稽核業務核閱乙次。
(三)每年一月底前內部稽核人員名冊報證期會備查。
(四)每年二月底前將前一年度之查核計畫執行情形報證期會備查(本公司未上市上櫃前,得暫免辦理)。
(五)每年五月底前將前一年度內部稽核所見異常事項改善情形報證期會備查 (本公司未上市上櫃前,得暫免辦理)
(六)每年十二月底前將次一年度之年度內部稽核作業查核計畫報證期會備查 (本公司未上市上櫃前,得暫免辦理)
稽核業務之監督稽核資料之保存
(一) 稽核報告單及缺失矯正報告單至少應保存五年。
(二) 內部稽核檢查表至少應保存三年。
(三) 稽核時引用之佐證資料或附件時亦應相對保存三年以上。
(四) 其他資料(如:年度稽核計畫、內部稽核人員名冊、各類申報書等)一律保存三年。
稽核人員工作執行原則
內部稽核人員執行職務,應遵守下列原則:
內部稽核人員應在稽核報告中,就所稽核事項作明確敘述,對業務缺失責任之歸屬,尤應確切指明。
內部稽核人員對其稽核報告內容應予負責,職務上知悉之機密,應予保密。
稽核時發現業務經辦人員有違規情事而隱匿不報獲報告不時者,應負連帶責任。
稽核人員應注意事項
稽核人員從事工作時,必須保持公正獨立,求實求真之精神,與和藹可親之態度。
稽核程序按檢查計劃進行,避免不必要之討論與諮詢,儘量減少被檢查單位經辦人員 本身之工作,遇有不明瞭之事項,應於適當時間提出詢問,至徹底了解為止。
勿與被檢查單位人員爭論制度上之不完備,發現錯誤事項,不得當面批評, 被檢查單位人員如有申訴建議,應細心聆聽,勿與辯論。
稽核人員應充分瞭解有關現行法令,並熟悉公司現行內部控制各種制度、規章,尚應透徹了解被檢查單位之單行辦法及特殊情形。
稽核人員應對於查核結果,應予合理之判斷,此項判斷應有可靠之理論依據,獲得足夠而適切之證明。
稽核人員從事公務查核均為本公司第一手機密檔案資料,應嚴格保密,更應提高警覺,注意文件安全,以防失落。